【青色申告＆白色申告】領収書や請求書等、外部との取引から生じた帳票類は捨てたら危険！　保存期間と保存法の紹介

個人事業主やフリーランサー、または一部の会社員の方々にとって厄介な処理である、確定申告。

必要な書類をウッカリ捨ててしまった場合、税務調査で厳しい対応をされますので、正しい保存期間と、便利な保存法を把握しましょう。

青色申告も、白色申告も、まずは確定申告時に税務署へ提出する帳簿を保存することが求められます。

その上で更に、帳簿を作成するのに使われた書類（領収書等）も保存しなければなりません。

上で記載した書類はかなりの種類ですし、保存期間も5年か7年と長期に渡ります。

これら全ては基本的には紙ベースで保存することとなっておりますが、全てを管理したり、保管場所を確保するのは厳しい方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そうした際に活用したいのが、電磁的記録による保存です。

確定申告に関係して、各種書類を保存する煩雑さを軽減するため、1998年に電子帳簿保存法が制定されました。

この法律のお陰で、紙ベースでの保存から、電磁ベースでの保存に切り替えることが可能になったのです。

つまり、フロッピーディスクやコンパクトディスク、磁気テープなどの記録媒体上に、情報として使用し得るものとして、記録・保存された状態にあるものです（国税庁HPより）。

国税庁HP上では、フロッピーディスク等、過去に使われた記録媒体等が書かれておりますが、これは、時代によって、変わると受け止めていいと思います。

重要なのは、いつ税務調査を受けても、直ぐに閲覧させられる状態であるということです。

電子保存が可能になるのは、下記の条件を満たした場合です。

国税庁が用意している申請用テンプレートは以下のURLから入手出来ます。

こうした電子保存については、クラウド型の会計ソフトの利用がお勧めです。

電子保存の条件の一つ、最初の段階から電子計算機を使用して帳簿を作成する点を満たすのと、何よりも事務の手間が省けるのが大きいです。

スマートフォンとの連携で、交通系ICカードや、領収書を撮影して読み込ませ、経費精算を回すような性能をもつものがあるので、かなり事務作業が軽減化されます。

無料でお試し可能なソフトもありますので、一度使用してみるのをお勧めします。

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